Comunicación efectiva
Durante nuestra vida académica y profesional, debemos realizar permanentemente presentaciones para exponer o convencer a una audiencia. Por ejemplo, frente a quienes toman la decisión sobre el desarrollo de un nuevo proyecto, para mostrar mejoras implementadas en procesos existentes o, sencillamente, para explicar un concepto o una nueva tecnología, tanto en el ámbito académico como en el industrial.
Como cualquier otro tipo de comunicación, las presentaciones deben ser efectivas. Esto significa que deben transmitir de manera correcta a los receptores aquello que el profesional busca informar, y en muchas ocasiones, con el objetivo de lograr persuadir sobre la conveniencia de realizar una acción específica.
Las presentaciones efectivas son aquellas que captan la atención y el interés del público, cuyo mensaje es transmitido con claridad. Todo lo que te ayude a hacer una presentación amena, hará que la audiencia aumente su nivel de atención y que se recuerde mejor tu mensaje.
Detrás de una presentación efectiva, siempre hay una planificación minuciosa del emisor. Esto quiere decir que el comunicador ha creado un “mapa mental” de su presentación antes de llevarla a cabo, y ha decidido previamente el objetivo de la misma (persuadir, informar, etc.).
Además de que resulta vital armar la estructura de una presentación, es imprescindible definir su propósito y adaptarse a la audiencia, junto con atender a la importancia de analizar los detalles del uso de los recursos audiovisuales que acompañarán la exposición.
En este sentido, el material de apoyo empleado, habitualmente, PowerPoint, Keynote o Prezi, no debe ser el centro de la presentación. Por el contrario, el foco debe estar en tu presentación y en el mensaje que se quiere dar, no en los recursos.
Así, para que nuestras presentaciones sean efectivas, es posible seguir algunos consejos con respecto al material de apoyo:
Aspectos que debes considerar para elaborar tu material de apoyo
Por otro lado, no debes olvidar tu expresión oral y corporal, puesto que son esenciales a la hora de hablar en público para comunicar de forma clara nuestras ideas y lograr los resultados esperados:
Aspectos que debes considerar sobre tu voz y tu cuerpo
Otro punto a considerar es que la presentación debe tener un ritmo lógico y atractivo. En otras palabras, es más efectivo contar una historia con un buen sustento, que ofrecer al auditorio un extenso listado de temas inconexos.
No hay que olvidar la introducción y el cierre, es preciso concentrarse particularmente en ellos. Habitualmente, lo que queda en la mente del receptor son un par de puntos básicos, y estos, sin duda, deben estar presentes al comenzar y al finalizar la presentación.
En definitiva, para desarrollar una presentación efectiva, es necesario:
→ Establecer una conexión con tu audiencia, sus objetivos y sus intereses.
→ Obtener y mantener su atención e interés, y hacerles saber lo que es importante y lo que no lo es.
→ Debes hacer la presentación de la forma más fácil posible, de modo que el público pueda seguir, comprender y recordar la información.
Por ello, debes atender a lo siguiente:
Por último, no olvides que es necesario ser claro y conciso. No es recomendable brindar un informe detallado en una presentación, sino sintetizar la información en un par de conceptos y palabras clave. Las diapositivas deben reflejar esto, presentando oraciones breves y no textos interminables. Si es necesario ampliar un tema, se puede hacer a través de la entrega de un folleto al finalizar la presentación, o brindando una dirección web en la cual se pueda acceder a datos que amplíen la información.
