Estudio y organización del tiempo

¿Qué es un plan de trabajo?

Es una herramienta que se utiliza como guía y que propone una forma de organizar el uso de recursos en torno a los objetivos de forma sistematizada en el tiempo. Un buen plan de trabajo debe considerar las actividades, las fechas en las que estas se deben completar, quiénes son los responsables de llevarlas a cabo y una medición de los resultados del proceso, entre otros.

¿Por qué es importante?

Este tipo de documento reúne la información necesaria para llevar a cabo el proyecto, define los objetivos, los procesos y tiempos, permitiendo establecer estrategias que permitan alcanzar cada uno de los propósitos mediante la colaboración y el trabajo en equipo.

¿Cuáles son los beneficios?

Tanto para los encargados del proyecto como para quienes colaboran, existen varios beneficios asociados a la aplicación de un plan de trabajo. Entre las ventajas más destacadas se encuentran las siguientes:

Ventajas de elaborar un plan de trabajo
1	Aclara los objetivos: el plan de trabajo te brinda la oportunidad de precisar cada uno de los objetivos específicos que son necesarios para lograr un proyecto determinado, en torno a un objetivo general, permitiendo, de este modo, que este sea exitoso.
2	Permite una evaluación inicial de recursos: un plan de trabajo ofrece la visualización de cada uno de los recursos, con la finalidad de reconocer las facilidades y limitaciones  existentes para llevar a cabo el proyecto planteado de la mejor manera posible.
3	Organiza de manera eficiente a los miembros del equipo: el plan establece las tareas y actividades. Esto favorece una organización eficaz que ayudará a crear un proceso de participación y colaboración, promoviendo un sentido de responsabilidad individual.
4	Mide el progreso del proyecto: analizar los resultados te ayudará a evaluar, hacer ajustes e implementar los cambios necesarios para trazar caminos más eficaces y conseguir el éxito que estás buscando.
5	Identifica los problemas a tiempo: al llevar un monitoreo del avance del plan de trabajo, se pueden identificar rápidamente los problemas para así abordarlos de manera inmediata y eficiente.
6	Toma de mejores decisiones: contribuye a definir estrategias para que los responsables del proyecto resuelvan cualquier eventualidad presentada durante el desarrollo de las actividades y/o tareas. Así, ellos pueden tomar acciones que garanticen soluciones y el cumplimiento de los objetivos de trabajo.

¿Cuáles son las características de un plan de trabajo?

Las principales características de un plan de trabajo se observan al dividir un proceso complejo o de gran tamaño en pequeñas tareas en cierto plazo de tiempo. Al organizar dichas tareas, se puede determinar cuánto tiempo va a tomar alcanzar cada objetivo.

Por lo tanto, los principales factores que debe considerar un plan de trabajo corresponden a:

De modo que:
•    QUÉ tareas hay que repartir: se refiere a las ACCIONES.
•    CUÁNDO hay que entregar las tareas: referido a los plazos o TIEMPOS.
•    CÓMO vamos a conseguir los objetivos: qué ESTRATEGIA se aplicará.
•    DÓNDE se van a realizar las acciones: qué CANALES o lugares se van a utilizar.
•    QUIÉN lo va a hacer: las RESPONSABILIDADES de la persona a realizar cada acción.
•    CUÁNTOS recursos se van a utilizar: pueden ser HUMANOS, TECNOLÓGICOS, FINANCIEROS, INFRAESTRUCTURA, entre otros.
•    QUÉ se espera conseguir: son las metas u OBJETIVOS.
•    CÓMO sabremos si hemos cumplido los objetivos: INDICADORES de rendimiento
 

Pasos para elaborar un plan de trabajo: 

1.    Establece el objetivo

El primer paso para elaborar un plan de trabajo es tener claro cuál es el objetivo general del plan. 

Sugerencia: piensa y decide qué es lo que quieres conseguir, ya que esto contribuirá a determinar la pauta para planificar todo lo demás.

2.    Reconoce las limitaciones y facilidades

Las limitaciones son ciertas dificultades que pueden presentarse durante la ejecución del plan de trabajo y que se compensan gracias a los recursos con los que se cuenta. 

Sugerencia: analiza los resultados obtenidos en otros planes de trabajo o proyectos, puedes darte cuenta de aquellos recursos indispensables que te ayudarán a mitigar esas limitaciones y/o potenciar las fortalezas.

3.    Fija los objetivos particulares 

Los objetivos específicos deben ser claros y precisos, pues servirán de guía a los integrantes. Para ello, es importante que estos sean objetivos medibles, alcanzables, relevantes y que estén alineados con el tiempo previsto.

Sugerencia: cuando traces estos objetivos, una pequeña check list con los cuatro puntos te será muy útil.

4.    Define responsabilidades en el equipo

Organiza a los equipos de trabajo que vayan a participar en el proyecto y asigna las tareas que deberán realizar los integrantes, así como los plazos de entrega. 

Sugerencia: incluye los niveles de jerarquía con el nombre y el puesto de cada persona. De esta forma, podrás identificar quiénes son los responsables de medir los resultados.

5.    Crea una estrategia

Es momento de crear una estrategia a partir de aquellos pasos que serán necesarios para cumplir con los objetivos. 

Sugerencia: Incluye todo lo necesario, recursos y limitaciones.

6.    Establece los plazos

Cuando se trata de la gestión, el tiempo es un factor fundamental que determina el éxito o el fracaso. Por lo tanto, es importante establecer plazos fijos que permitan alcanzar el progreso favorable del proyecto.

Sugerencia: considera un margen de tiempo en caso de que surja algún imprevisto y fija las fechas importantes para que no haya ningún retraso en el cumplimiento de los objetivos.

7.    Determina los recursos necesarios

Para llevar a cabo un proyecto, es importante reconocer los recursos tanto humanos como tecnológicos, financieros y de infraestructura, que son necesarios para concluir de manera efectiva.

Sugerencia: debes considerar un margen de recursos. Dependiendo del tipo de recurso, un 10% suele ser, normalmente, un margen aceptable.

8.    Mide los resultados

Una vez que hayas llevado a cabo el plan de trabajo, es importante que evalúes si los resultados obtenidos son los que se esperaban en un principio. Esto te permitirá tomar acciones futuras que ayudarán a mejorar los procesos. 

Sugerencia: analiza aquello que no haya funcionado de forma correcta para tenerlo en cuenta en los siguientes planes de trabajo.

A continuación, se presentan algunos indicadores que se pueden utilizar para medir el progreso del plan y, por ende, del proyecto:

Impacto del tiempo usado en el desarrollo de las actividades: cuánto tiempo se planificó versus cuánto tiempo se usó.

Eficiencia de los recursos: se determina midiendo la cantidad de recursos suministrados versus los recursos usados.

Cumplimiento de la meta: se evalúa el porcentaje de la meta establecida versus el porcentaje de meta alcanzada.

Cumplimiento de objetivos: se evalúa el porcentaje de cumplimiento establecido versus el porcentaje de cumplimiento alcanzado.

Cumplimiento del plan de trabajo: se evalúan las actividades ejecutadas del plan anual de trabajo versus las actividades programadas en el plan anual de trabajo.

Finalmente, se debe planificar un seguimiento. Una vez evaluado el indicador, se debe realizar seguimiento a las actividades que no se lograron ejecutar en el tiempo establecido para verificar si se pueden volver a programar.
 

Tipos de plan de trabajo:

Existen diversas formas de desarrollar un plan de trabajo. Sin embargo, estas se pueden agrupar en:

Plan de trabajo anual o semestral	Estructurada adecuada para medir la responsabilidad y el enfoque general. Esta herramienta permite identificar las áreas que pueden ser mejoradas.
Plan de trabajo de proyecto	La información es más detallada en cuanto a las tareas. Permite un buen monitoreo del avance y facilita el control del tiempo que está tomando desarrollar el proyecto.
Plan de trabajo individual	Esta herramienta permite que cada individuo tenga claros sus objetivos, las necesidades que se puedan presentar junto con ellos y la forma en que debe rendir cuentas al respecto.

Dado el tamaño del proyecto, del plan de trabajo y los integrantes del equipo, de acuerdo con las necesidades, se pueden utilizar varios tipos de planes en conjunto.
 

Ejemplo de un plan de trabajo:

Comunicación de un nuevo producto en redes sociales: tenemos un nuevo producto en nuestro catálogo y necesitamos que los clientes actuales y potenciales lo conozcan. Para ello, vamos a desarrollar una estrategia de comunicación basada en las redes sociales.
N°	ACTIVIDAD	SUBTAREA	RESPONSABLE	DURACIÓN
1	Comunicación del producto al responsable de redes sociales		CEO / responsable de marketing / agencia de comunicación externa	1 día
2	Elaboración de un social media plan		Agencia de comunicación	1 semana
3	Evaluación del plan y posibles mejoras		Equipo directivo / responsable de marketing / agencia de comunicación	3 días
4	Creatividad y elaboración del mensaje	Reporte al CEO para su aprobación	Responsable de marketing y agencia de comunicación	1 semana
5	Implementación del plan	Compra de anuncios en redes sociales y Google	Responsable de marketing	2 semanas
6	Análisis de resultados		Responsable de marketing / agencia / CEO	1 día (20 días después de la puesta en marcha)