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Estudio y organización del tiempo

¿Cómo crear un cronograma de actividades para el Proyecto de Portafolio?

Para la realización del Proyecto de Portafolio, resulta fundamental la organización de las actividades asociadas a este, con la finalidad de evitar retrasos y obstáculos durante este importante proceso. Para este objetivo, será fundamental la elaboración de un cronograma, el que contribuirá significativamente en el desarrollo de tu proyecto.  

A continuación, se presentan los principales aspectos relacionados a un cronograma:

¿Qué es un cronograma?

Corresponde a una herramienta de planificación de las actividades más importantes en función de los tiempos establecidos para la elaboración de tu Proyecto de Portafolio. En otros términos, es una programación detallada de cada una de las tareas y/o actividades implicadas, en relación con un plazo para cada una de ellas (fecha de inicio y de término), con la finalidad de que los responsables de las tareas puedan visualizarlas y ejecutarlas según corresponda.

Ejemplo:
 

¿Qué es un cronograma?

¿Por qué es importante elaborar un cronograma para realizar el Proyecto de Portafolio?

Principalmente, porque te permitirá establecer los tiempos para cada una de las actividades asociadas a tu proyecto, considerando, por ejemplo, los plazos establecidos por el docente que te acompañará en este proceso. De este modo, podrás ir cumpliendo con los hitos más importantes que posibilitarán la realización de tu proyecto. 

A continuación, se presentan las principales ventajas de elaborar un cronograma para desarrollar tu Proyecto de Portafolio:

Beneficios de un cronograma
  • Presenta un panorama completo de la planificación del proyecto: ofrece un resumen visual de las tareas y/o actividades desde el inicio hasta el final.
  • Focaliza las actividades y/o tareas: define claramente las responsabilidades de cada integrante del equipo en el caso de un proyecto grupal.
  • Contribuye al cumplimiento de los plazos: permite establecer los tiempos de trabajo, promoviendo el compromiso de los participantes en la organización y desarrollo de las actividades y/o tareas.
  • Ayuda a visualizar el objetivo: cada uno de los integrantes del proyecto puede reconocer su rol en el proceso de desarrollo del proyecto, así como también evaluar la contribución en este.
  • Promueve la comunicación del trabajo: transparenta tanto la información como las actividades y/o tareas establecidas para llevar a cabo el proyecto. 
  • Muestra el orden cronológico: a partir de las etapas del proyecto, las actividades y/o tareas se deben ir completando.
  • Optimiza el uso de recursos: evita la improvisación, pues al visualizar las actividades y/o etapas resulta posible prever cuáles son los recursos que se deben utilizar en las distintas etapas.
  • Evidencia las relaciones entre las distintas actividades y/o tareas: ofrece la posibilidad de observar las dependencias entre estas, lo que motiva el desarrollo de un orden lógico.
  • Favorece la introducción de cambios: permite detectar posibles obstáculos en el desarrollo del proyecto gracias a la visión global que ofrece.

 

Pasos para elaborar un cronograma:

  1. Reúne información clave: para este propósito, tendrás que conocer el alcance del Proyecto de Portafolio, esto es, el trabajo determinado que corresponde ejecutar para entregarlo, a partir de las características y funciones específicas que este debe tener. Entre estas, se encuentran la fecha de inicio y de término del proyecto, requisitos, prioridades y restricciones del proyecto. 
  2. Establece las actividades: una vez analizada la información clave, se deben definir cada una de las actividades y la prioridad de estas para elaborar el proyecto. Es importante consignar que cada una de las tareas debe ser planificada bajo la consideración de posibles factores de riesgo, lo que se traducirá, por ejemplo, en el margen de tiempo establecido para estas.
  3. Reconoce las dependencias: entre las labores establecidas, existirán algunas que dependen de otras, esto es, no podrán iniciarse hasta que se haya completado el resto. También estarán aquellas que podrán desarrollarse simultáneamente y las que no. 
  4. Determina los recursos: estos pueden ir desde las personas requeridas para una actividad hasta lo material o económico. Es fundamental prever los recursos, pues de este modo se evitan retrasos en las entregas y riesgos innecesarios en el desarrollo del proyecto.
  5. Estima el tiempo: se debe calcular el plazo que tomarán las labores, dado que la eficiencia del trabajo depende en gran parte de esta estimación. En el caso de no poseer conocimientos ni experiencia para realizar las estimaciones, se recomienda dialogar con los expertos en el área o buscar la información correspondiente.
  6. Distribuye las actividades entre los miembros: cada integrante del proyecto debe asumir la responsabilidad de realizar las labores asignadas, según su naturaleza. De este modo, cada miembro tiene responsabilidades clave asociadas, lo que se traduce en conocer la función asignada y responsabilizarse de las labores. 
  7. Realiza un seguimiento del cronograma: este debe ser revisado constantemente, pues representa una oportunidad para que todas las partes involucradas verifiquen, debatan y aprueben la dirección del proyecto.

Software para cronograma de actividades: 

Actualmente, existen varios software que permiten organizar el trabajo de un proyecto. A través de estos, es posible planificar las actividades desde principio a fin, ajustar su duración, determinar responsables, incorporar dependencias, etc. 

A continuación, se presentan tres programas para elaborar cronogramas de proyecto:

Ganttpro ofrece excelentes funciones para planificar cronogramas de distinta complejidad. Una de las más destacadas es la que permite fijar el estado de cronograma inicial y, conforme se avanza, comparar la evolución de las actividades a lo largo de su desarrollo. Además, otorga la posibilidad de importar, por ejemplo, un cronograma elaborado en programas como Excel o MS Project. Por último, también se destaca por contar con una guía completa que facilita la comprensión de todas sus funcionalidades.

 

Bitrix 24, herramienta que cuenta con una versión básica gratuita, permite llevar una planificación avanzada de proyectos, administración de recursos y seguimiento del progreso, calendarios de proyectos, entre otras funcionalidades. Además, ofrece un chat para comunicarse con los miembros del equipo, videoconferencias y colaboración a través de correo electrónico. 

 

Tom's Planner permite crear, colaborar o compartir diagramas de Gantt mediante la interfaz de arrastrar y soltar. Entre sus características se encuentra la posibilidad de establecer dependencias entre tareas, búsqueda/filtro rápido, administración de recursos, una biblioteca de plantillas, seguimiento flexible del progreso e información general dinámica del proyecto.

tabla cronograma
Plantillas de cronograma

Entre las múltiples funcionalidades de algunos programas, también existen algunos como Smartsheet, que ofrecen la descarga gratuita de plantillas de cronograma en Excel. Esto, sin duda, es una gran ayuda, pues solo se requiere completarlas de acuerdo a tu proyecto. ¡Aprovecha de utilizarlas!

                               Descarga aquí tus planillas de cronograma

megafono

Finalmente, recuerda:

Un cronograma es una herramienta de planificación muy valiosa para el desarrollo de cualquier proyecto. Esto, porque simplifica las tareas al especificar el tiempo disponible para ejecutar cada una de las actividades asociadas a este. Así, es posible tomar decisiones en momentos críticos con buena información y de forma ágil, aspectos fundamentales para llegar a un buen término de proyecto.

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